News - 23/07/2024

Indicazioni operative per la gestione dei metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori alla luce del nuovo Documento di indirizzo del Garante Privacy

Nota di aggiornamento di Confindustria

di seguito, il link alla Nota di aggiornamento di Confindustria sul nuovo documento di indirizzo del Garante privacy, recante “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, di cui al Provvedimento 6 giugno 2024, n. 364, che modifica e sostituisce il precedente Provvedimento 21 dicembre 2023, n. 642, sulla conservazione dei cc.dd. “metadati” generati e raccolti dai sistemi di posta elettronica:

www.confindustria.it/NOTA DI AGGIORNAMENTO.

La Nota, predisposta congiuntamente all’Area Affari Legislativi e Regionali, Diritto d’Impresa, illustra le indicazioni impartite dall’Autorità e fornisce alcune linee guida e indicazioni di carattere operativo per supportare le imprese nella gestione dei metadati in modo conforme agli indirizzi del Garante.

In particolare, Confindustria richiama l’attenzione sulla necessità di verificare i tempi di conservazione dei metadati praticati dai fornitori, le motivazioni di carattere funzionale/tecnico dagli stessi fornite per giustificarne la conservazione per un certo periodo, nonché l’eventuale possibilità di stabilire in autonomia tempistiche di retention differenti e di disattivare le funzioni incompatibili con le proprie finalità del trattamento.

Inoltre, si suggerisce di:

1. fornire ai lavoratori una informativa chiara sul trattamento dei dati personali relativi alle comunicazioni elettroniche che li riguardano;
2. effettuare ovvero eventualmente aggiornare la valutazione di impatto sulla protezione dei dati personali, cc.dd. DPIA, documentando altresì le esigenze tecniche e organizzative che giustificano l’individuazione di un termine di conservazione dei metadati superiore ai 21 giorni indicati a titolo orientativo dal Garante e aggiornando il registro delle attività di trattamento;
3. adottare tutte le misure tecniche e organizzative per garantire il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e di quella di settore.